GUIDE POUR CREER UNE BOITE D’EVENEMENTIEL
Vous avez le sens de l’organisation, vous aimez créer une ambiance festive, vous êtes à l’origine de grands rassemblements et vous souhaitez que ce soit votre métier, mais vous vous demandez comment concevoir un box événementiel ?
Tu as raison ! Un sens de la célébration et de la relation est certainement un élément essentiel du démarrage d’une entreprise, mais ce n’est pas suffisant pour démarrer un box événementiel. Vous devez également développer des méthodologies précises et répondre à des problématiques juridiques, marketing et même financières.
De l’étude de marché en passant par le business plan : ce guide vous guidera à travers les étapes de base pour créer un box événementiel.
Effectuer l’étude de marché pour créer une agence d’événementiel
L’étude de marché est une étape préparatoire essentielle à tout lancement d’entreprise. Elle vise à connaître les grandes tendances en la matière : implique une analyse approfondie de la concurrence (offres, positionnement, prix pratiqués, etc.) ainsi que des dynamiques, des types de clients et de leurs habitudes d’achat. Elle inclut également les parties prenantes.
La première étape pour démarrer une agence événementielle consiste à mener une étude de marché qui permet aux nouveaux arrivants d’évaluer les attentes des consommateurs et le niveau de concurrence. Ces facteurs lui permettent entre autres de construire un positionnement unique pour ses objectifs définis et d’estimer le potentiel de chiffre d’affaires de ses activités pour s’assurer de la faisabilité du projet.
Débuter par une analyse sectorielle pour prendre le pouls
L’étude de marché pour une agence événementielle devrait commencer par une étude approfondie des tendances actuelles de l’industrie. Le but de cette partie est de vous aider à comprendre les problèmes à surmonter et à identifier les segments de marché les plus prometteurs. Avant de démarrer une agence événementielle, vous devez vous demander :
- Comment va votre filiale ?
- Augmente-t-il ou diminue-t-il ?
- Pour quelle raison ?
- Quels concepts sont valides ?
- Les concepts qui marchent le plus ou le moins ?
- Quelles sont les principales difficultés ?
- Franchisées ou agences événementielles indépendantes : quelle est la meilleure solution ?
- Comment se répartissent les revenus entre particuliers et professionnels ?
- Quelle est votre moyenne de ventes par client ?
- Quels types d’événements sont les plus demandés ?
- Évaluer la demande au niveau de la superficie en pieds carrés
Une fois que vous avez une meilleure compréhension de l’industrie, il est temps d’examiner le potentiel commercial de votre espace de succursale. L’objectif ici est d’évaluer la taille du marché local et d’identifier les zones potentielles d’implantation. Vous devez également vous poser les questions suivantes :
- Quelle est la population locale ?
- Quel pourcentage d’habitants sont susceptibles d’utiliser votre service ?
- Combien y a-t-il d’entreprises à proximité ?
- Quelles sont leurs caractéristiques (taille, chiffre d’affaires…) ?
- Quels emplacements sont attractifs (centre-ville, quartier d’affaires, zone d’activité, zone industrielle, etc.) ?
Analyse de la concurrence
Tout d’abord, collectez toutes les données que vous pouvez trouver sur le marché national des événements et concentrez-vous sur les centres d’intérêt (organisation de mariage, organisation de salons, etc.). Ensuite, vous devez vous familiariser avec les offres qui existent déjà sur le marché et dans lesquelles vous souhaitez investir.
- Combien d’agences événementielles existent déjà
- Où sont-elles ?
- Quels services proposent-elles ?
- Quel type de clientèle ciblent-ils ?
- Êtes-vous franchisé ou indépendant ?
- Quel est votre positionnement commercial ?
- Combien de salariés employez-vous ?
- Quel est votre chiffre d’affaires ?
Cette liste de questions doit être personnalisée en fonction du type d’événement que vous souhaitez organiser et des clients pour ce type d’événement. Après avoir effectué ces analyses, déterminez si le marché est suffisamment important pour supporter l’arrivée de nouveaux entrants (c’est-à-dire des agences événementielles), définissez des emplacements intéressants et, étant donné que vous devriez pouvoir vous faire une bonne idée des concepts qui fonctionnent.
Se lancer dans l’événementiel : normes et réglementation
La majorité des manifestations se déroulant en France doivent être préalablement déclarées, au moins par la mairie ou le département, afin d’obtenir une autorisation administrative, éventuellement sous forme d’arrêté communal ou départemental. Il n’y a aucune condition d’éligibilité pour participer à l’événement.
Cependant, pour démarrer une agence événementielle qui est une activité commerciale, vous devez être inscrit à la Chambre de Commerce. De nombreuses activités événementielles, comme la vente d’alcool, font l’objet d’un contrôle particulier en France. Assurez-vous que vous disposez de toutes les autorisations requises.
Dans la plupart des cas, aucune autorisation n’est requise et une autorisation de la mairie ou de la préfecture suffit. Faites également attention aux pratiques de certaines activités touristiques. Un guide touristique ne s’improvise pas qui veut !
Enfin, sachez qu’en France, lorsque de grands rassemblements ont lieu sur la voie publique, la mairie ou la préfecture doivent être prévenues au préalable. Ignorez ce détail car ils peuvent annuler l’événement à la dernière minute. Merci de ne pas le faire.
Ouvrir une agence événementielle : en indépendant ou en franchise
Une fois que vous avez choisi votre concept et votre positionnement, vous devez vous demander si vous souhaitez être indépendant ou ouvrir une franchise et rejoindre votre marque. Les deux options ont leurs avantages et leurs inconvénients.
Ouvrir une entreprise événementielle en franchise, c’est rejoindre et s’appuyer sur des réseaux déjà bien connus. Ils vous accompagneraient au démarrage de l’activité. De plus, vous devriez pouvoir vous fier au moins partiellement aux fournisseurs que vous avez déjà trouvés.
A l’inverse, en lançant un box événementiel en toute autonomie, vous avez la liberté de définir le concept, la tarification et les prestataires avec lesquels vous souhaitez travailler. Plusieurs sociétés telles que Cérémonia, Pixil, Force Plus Production et Aide Mariage recherchent des entrepreneurs désireux de créer leur propre entreprise.
Réfléchissez bien au pour et au contre avant de prendre une décision et surtout comparez ces différentes solutions à vos envies et vos idées.
Réaliser le business plan d’une agence d’événementiel
Elaborer un business plan pour ouvrir un box événementiel est une étape nécessaire pour toute personne souhaitant ouvrir sa propre structure. Grâce à ce document, notamment les états financiers joints avant de se lancer, l’entreprise peut au moins confirmer sur papier qu’elle est financièrement viable.
Mais le business plan ne sert pas seulement à évaluer la rentabilité de votre entreprise. Cet exercice est également précieux pour les entrepreneurs car il les oblige à considérer en détail tous les aspects du démarrage d’une entreprise et les guide pour quantifier avec précision les fonds nécessaires au démarrage d’une entreprise.
Aussi, rappelez-vous que votre business plan est votre document de référence pour convaincre vos partenaires financiers de vous suivre dans cette aventure. Il est systématiquement réclamé par les banques, les investisseurs institutionnels et les pouvoirs publics.
En termes simples, le business plan d’un box événementiel se compose de deux parties :
- Une section écrite utilisée pour présenter le projet et mettre en évidence ses avantages
- La partie quantifiée, la prévision financière, est utilisée pour mettre en évidence les besoins de financement de l’entreprise et sa rentabilité potentielle
Cet exercice peut sembler intimidant, surtout si vous n’avez jamais rédigé de business plan et que vous ne savez pas comment procéder. Veuillez noter qu’il existe une solution. Par exemple, vous pouvez utiliser notre logiciel de business plan collaboratif en ligne.
L’utilisation d’un logiciel pour créer un business plan d’un box événementiel présente plusieurs avantages :
- Le logiciel prend en charge les calculs et produit les prévisions annuelles des états financiers (compte de résultat, bilan, tableau des flux de trésorerie, calcul de l’équilibre financier, etc.).
- Vous serez guidé à travers des instructions pour chaque partie et un modèle de plan d’affaires prédéfini.
- Les documents professionnels sont formatés et prêts à être envoyés aux conseillers bancaires.
Si ce type de solution vous intéresse, vous pouvez vous inscrire ici et essayer gratuitement le logiciel.
